Magento: Nuestros primeros pasos desde el Backend

En un capítulo anterior habíamos analizado de una forma metódica, a los diferentes entornos que podrás admirar en una tienda online estructurada con Magento; ello involucraba en primera instancia, tratar de reconocer lo que representa al Frontend y al Backend, mismos que fueron claramente dilucidados con unos cuantos ejemplos que esperamos, hayan sido del completo agrado y reconocimiento de nuestros lectores y visitantes a la vez.

Hemos insistido en los artículos anteriores y en el presente, que el administrador de una tienda online debe tener perfectamente bien identificados a estos dos campos de acción, ello porque los resultados deseados en una tienda online dependerá principalmente de lo que se haga allí. En el presente artículo trataremos de dar una mejor explicación de lo que podríamos llegar a hacer en el Backend, lugar en donde deberemos configurar perfectamente bien cada una de las funciones y parámetros para que los productos en la tienda online, tengan una presencia relevante para los visitantes.

¿Como se puede ingresar al Backend en Magento?

En el blog de Factoría Digital hemos adoptado por múltiples ocasiones un tema muy importante (hablando específicamente del Gestor de Contenido WordPress) que todo administrador de un blog debe conocer; estamos haciendo referencia de forma primordial, al acceso hacia el «Panel de Administración» en un blog de WordPress.

Algo muy similar es lo que deberíamos hacer para ingresar hacia el Panel de Administración de una tienda online con Magento, es decir, que deberíamos de utilizar un sencillo navegador de Internet y por supuesto, colocar una URL específica en el campo respectivo. Toda esta información la llega a facilitar quien ha ofrecido el alojamiento del web hosting y también, el nombre del dominio del sitio web. Por ejemplo, si te has asesorado con Factoría Digital entonces deberás esperar un correo electrónico en el que se facilita a los usuarios, las respectivas credenciales de acceso hacia este Panel de Administración.

• Nombre de usuario
• Contraseña

Tal y como puedes admirar, estos son los datos que deberás ingresar como credenciales de acceso una vez que te dirijas hacia la URL respectiva en Magento. Casi podríamos realizar una pequeña comparativa con lo que se hace en WordPress, pues en ambos casos el usuario o administrador, tiene que dirigirse hacia una URL específica para poder ingresar estos dos datos que hemos mencionado anteriormente; vamos a colocar un pequeño ejemplo para explicar mejor lo que mencionaremos a continuación y es que, si el nombre de nuestra tienda o página web es: «www.misitioweb.com», las respectivas URL para acceder por medio de las credenciales y en cada una de las plataformas serían las siguientes:

• En WordPress: www.misitioweb.com/wp-admin.php ó www.misitioweb.com/admin
• En Magento: www.misitioweb.com/admin

Tal y como puedes admirar, la similitud es grande, ello debido a que en la mayoría de las plataformas se intenta mantener un estándar a la hora de que los administradores, tengan la posibilidad de ingresar a sus respectivos sitios web (al panel de administración) para empezar a gestionar el contenido desde el interior. La única diferencia podría llegar a encontrarse en la forma de presentarse el área en donde tendremos que escribir las respectivas credenciales de acceso.

La imagen que hemos colocado en la parte superior es una pequeña muestra de ello, lo cual sabrás diferenciar perfectamente bien si ya has utilizado a la URL de acceso al panel de administración de WordPress. A pesar de la diferencia en la interfaz gráfica, en Magento también tendrás que escribir tanto el nombre de usuario como la contraseña asignada. Posteriormente, solamente se debería presionar el botón que dice «ingresar» y listo, inmediatamente el administrador se encontrará en el interior del «panel de administración de Magento».

En el supuesto caso que el administrador haya olvidado las credenciales de acceso (el nombre de usuario o la contraseña), aquí también se puede hacer uso de la opción para «recuperar la contraseña«.

Una vez que logremos ingresar hacia el «panel de administración» de la tienda online con Magento, desde aquí se puede empezar a gestionar todo tipo de acciones. A primera vista, quizá se llegue a admirar una serie de notificaciones que primordialmente podrían contemplar a mensajes sin leer, actualizaciones pendientes y otros cuantos aspectos más, algo muy similar a lo que habremos notado en el panel de administración de WordPress. Si por alguna razón no logras ver a estas notificaciones, solamente tendrías que dirigirte hacia la barra superior y de allí, elegir a la pestaña que dice «sistema» y posteriormente dirigirte hacia el área de las «notificaciones«.

Tal y como si estuvieras revisando la bandeja de entrada de tu cliente de correo electrónico, aquí también tendrás la posibilidad de revisar cada uno de los mensajes que hayan llegado a tu panel de administración; hacia el lado izquierdo estarán presentes las casillas para cada uno de los mensajes, a las cuales puedes llegar a activar para ofrecerles algún tipo de acción. Por ejemplo, puedes llegar a marcar a todos estos mensajes mediante sus respectivas casillas como «leídos», ello para que en un próximo ingreso hacia el «panel de administración», las notificaciones ya no te mencionen sobre los nuevos mensajes.

¿Como puedo supervisar la actividad de la tienda en Magento?

Pues bien, en la parte superior hemos mencionado y sugerido la forma de llegar hacia el área de las notificaciones mediante la pestaña del sistema, en esta misma barra tendremos la posibilidad de admirar en primer lugar a una opción que nos llegará hasta el «panel de administración«, a la cual tenemos que elegir para empezar a revisar algo de la actividad de la tienda.

Debemos recordar a nuestros visitantes, que al estar presentes dentro del «panel de administración» (o cualquier área en el interior de Magento luego de haber escrito las credenciales de acceso) automáticamente nos estaremos ubicando en el Backend. Dada esta aclaración, ya deberíamos de empezar a navegar por cada uno de los elementos aquí disponibles.

En este «panel de administración» ya empezaremos a revisar de forma rápida algo de la actividad que esta teniendo actualmente la tienda online. Así por ejemplo, entre los ítems que más interesa revisar a los administradores están los siguientes:

• Pedidos e importes.

Al seleccionar a esta opción que se ubica hacia la barra lateral izquierda, en la región de la derecha se mostrarán los resultados. En dicha región están presentes dos pestañas adicionales, es decir, a aquella que hará referencia al informe de los «pedidos» y otra que en cambio nos mostrará todo sobre los «importes«, debiendo elegir a cualquiera de las dos pestañas para tener una lista más detallada de estas actividades.

Si analizas a la pestaña de los pedidos podrás admirar a la cantidad de órdenes totales que ha manejado la tienda desde hace unos dos años atrás hasta la fecha actual. Aquí también estarán presente datos tales como los ingresos, los impuestos, las cantidades de los pedidos y los envíos.

Al ubicarte en la pestaña de importes estarás viendo a la cantidad de ingresos así como también a los impuestos de importe de los gastos de envío.

• Panel de información en la barra lateral izquierda

Bajo la opción de los pedidos e importes te encontrarás con un área de información muy útil para el administrador de la tienda online; allí se mostrarán a la cantidad total de los productos pedidos, la media, los cinco términos más buscados en la tienda así como también los últimos cinco pedidos que se han registrado en la misma.

• Panel de información de la banda inferior

Información un poco más detallada la podrás encontrar en la barra inferior de esta misma interfaz; allí mismo están presentes:

• Productos más vendidos. Tal y como lo sugiere esta opción, aquí se podrá revisar cuales son los productos que han tenido mayor acogida y que por tanto, han sido vendidos, informándose también el precio y la cantidad de todos los pedidos solicitados.
• Productos más vistos. Sin duda que esta es otra excelente opción, pues de la lista total de todos los productos, en este lugar se mostrarán a aquellos que han sido los más visitados.
• Nuevos clientes. Este dato te servirá para poder realizar una comparativa del tráfico ganado con nuevos usuarios a la tienda online.
• Clientes. Quienes sean considerados como mejores clientes aparecerán en esta área, estando primeros en la lista, aquellos que han llegado a realizar algún tipo de orden en una online en el último año.

Tal y como lo sugerimos anteriormente, este lugar al que hemos llegado nos ofrecerá información básica, rápida pero importante de la actividad que esta teniendo la tienda online con Magento. Desde aquí mismo ya podríamos estar realizando determinado número de tareas dependiendo de los resultados que hayamos visto en esta sección, lo cual podría involucrar a tratar de adquirir más productos que ya no hayan en la tienda y que han sido los más solicitados y vendidos. Así también, si se llega a admirar que existen unos cuantos productos que no han tenido buena aceptación, a los mismos ya no les deberíamos de tomar en cuenta para una próxima remesa de adquisición de productos.

Revisión de los pedidos en la tienda online con Magento

Dependiendo de lo que hayamos visto en el «panel de administración» de Magento y que lo explicamos anteriormente, quizá sea momento de poder revisar a todos los pedidos que se han llegado a ejecutar en la tienda. Para ello, debemos regresar hacia la página principal del Bakcend y posteriormente, dirigirnos hacia la segunda opción en la barra superior, es decir, a la que dice «ventas«. Desde allí tendremos que dirigirnos hacia los «pedidos» para tener un reporte más completo de lo que ha ocurrido con los diferentes pédidos de las visitas hacia nuestros productos; algunas opciones para manejar desde este lugar son las siguientes:

• Cantidad de pedidos mostrados. Esta opción en realidad nos está sugiriendo que definamos el número de pedidos que visualizaremos desde esta página.
• Seleccionar pedidos. Con esta opción tendremos la posibilidad de «seleccionar pedidos» por lotes, pudiendo hacer uso de las respectivas casillas para poder realizar una elección selectiva.
• Filtrar pedidos. Utilizando determinado número de filtros tendremos la posibilidad de encontrar únicamente a los pedidos que cumplan con un criterio definido por nosotros.
• Ordenar pedidos. Esta opción en realidad nos ayudará a ordenar la forma en que queremos ver a los pedidos de acuerdo a un criterio específico dentro de este listado.

Ejecutar acciones. Si queremos realizar algún tipo de acción sobre los pedidos seleccionados, ello lo podríamos realizar «en lote» utilizando a la pequeña flecha desplegable que nos permitirá realizar una acción, algo que básicamente complementa lo siguiente:

• Cancelar. Dependiendo de la situación, el administrador de la tienda online tendrá la posibilidad de cancelar un pedido con esta opción.
• Suspender. También se puede hacer uso de esta opción para suspender temporalmente a la factura que se debería generar luego de que se ha hecho y concretar un pedido. Esta situación generalmente se lo llega a adoptar cuando se necesita verificar los datos del comprador.
• Reactivando. Esta opción está implícitamente relacionada con la anterior y es que, si ya hemos comprobado los datos del comprador y los mismos son válidos, entonces podríamos dirigirnos a este lugar para reactivar el pedido.
• Opciones de impresión.
• Ver. Esta opción se las suele elegir generalmente cuando se desea ver o editar algún pedido existente.

Con cada una de las opciones que hemos mencionado anteriormente, el administrador de una tienda online con Magento tiene inmensas posibilidades para poder administrar a cada uno de los pedidos, lo cual quiere decir, que desde aquí se pueden validar a los mismos, suspenderlos, cancelarlos, reactivarlos e incluso, imprimir a la factura en el supuesto caso de que deseemos enviarla a su destinatario mediante un correo convencional.

¿Como puedo ver los detalles de un pedido específico en la tienda online con Magento?

Para poder ver los detalles de un pedido, únicamente deberíamos de empezar a revisar a todos aquellos que se muestrne en la lista; luego de ello sólo tenemos que elegir a aquel del cual deseamos tener un detalle. Hacia el lado derecho de cada uno de los pedidos listados existe una pequeña opción que dice «ver», misma que nos ayudará a revisar el reporte o informe completo de lo que ha pasado con dicho pedido específico.

La imagen que hemos colocado en la parte superior es una pequeña muestra de lo que podríamos estar viendo cómo detalle en un pedido. Así por ejemplo, el estado actual de la orden, el resumen global del pedido, información facilitada por el cliente, la información de facturación, la dirección para enviar el producto así como también, la que corresponde al pago es lo que miraremos dentro de esta página del detalle del pedido. En la parte inferior podrás notar un aspecto muy interesante que vale la pena tomar en cuenta.

Allí mismo esta presente un pequeño espacio que servirá para escribir algún mensaje que dirigirás posteriormente, a quien realizó el pedido. Existen dos casillas adicionales que acompañan a esta área, siendo una de ellas la que permitirá enviar como una notificación de correo electrónico como mensaje al comprador. Una casilla adicional se encuentra bajo la antes descrita, a la cual puedes activar si deseas que este mensaje aparezca en el detalle de los pedidos pero en el área del Fronend.

De esta manera, manejando correctamente determinado número de parámetros en el Backend de la tienda online con Magento sabremos lo que está ocurriendo con cada uno de los productos y por supuesto, con los diferentes pedidos. Un análisis rápido podría darnos una ligera idea sobre el nivel de ventas que estamos teniendo, es decir, si las mismas son positivas o negativas.

Otras cuantas opciones adicionales podrás encontrar dentro de esta misma área, mismas que son las siguientes:

• Página de facturas.

Seguramente que este va a ser el lugar predilecto para revisar por parte del administrador de una tienda online con Magento; aquí estará presente un reporte sobre los diferentes pagos hechos. Recordemos que una factura viene a ser un documento de confirmación sobre un pago ejecutado, es decir, el que ha realizado el comprador. En esta área se admirará a todas las facturas generadas para un pedido específico.

El administrador de la tienda online con Magento puede llegar a generar una factura cuando él lo desee, ello con el objetivo de ver el estado del pago. También se puede generar automáticamente cuando el producto ya ha sido enviado. Si un mismo producto ha tenido como destino diferentes lugares, entonces se podrán admirar a diferentes facturas en este lugar.

• Facturas de abono.

Sin duda que esta es la área que ningún administrador de una tienda online le interesará revisar aunque, de manera innegable hay que hacerlo para saber las condiciones por las que se han suscitado este tipo de facturas de abono. Las mismas hacen referencia a productos que han sido devueltos.

Si ello se llegase a presentar en esta área, el administrador de la tienda online tendrá la posibilidad de observar los detalles del abono.

• Página de envíos.

En este lugar en cambio, encontraremos únicamente al listado de todos los productos que han sido enviados, lo cual quiere decir, que previamente se debió haber pagado por el producto. Si existen envíos múltiples, entonces aquí se habrá creado un reporte para cada uno de ellos.

Al igual que en las opciones anteriores, desde aquí también se puede llegar a revisar el estado en el que se encuentra un envío. Una ventaja bastante grande que nos ofrece esta área del Backend en Magento es que tanto el administrador como el comprador podrá saber si el producto, ha sido entregado; ello se debe a que en este lugar esta presente el «código de seguimiento» (rastreo), el cual viene a ser facilitado generalmente por un determinado servicio de mensajería. El cliente podría llegar a ingresar hacia la opción de «mi cuenta» con sus respectivas credenciales para revisar este código de seguimiento y así, conocer el lugar en donde se encuentra su producto pedido.

Este viene a ser un aspecto muy importante, ya que si el comprador aún no ha recibido su producto solicitado, el mismo podría llegar a escribir un mensaje al administrador de la tienda online, quien posteriormente ingresará hacia esta área de la «página de envió» para verificar si la «queja» del comprador es válida o no.

Dicho de otra manera, el comprador podrá realizar el lugar en donde se encuentra su producto pedido desde el Frontend mientras que el administrador de la tienda online podrá revisar la misma acción pero desde el Backend en Magento.

¿Se pueden registrar pedidos vía teléfono en el Bakcend de Magento?

Si lograste admirar a la página de pedidos que mencionamos anteriormente, allí mismo te habrás dado cuenta de una interesante opción que esta ubicada hacia el lado superior derecho. La misma está etiquetada como «crear un nuevo pedido».

Ello quiere decir, que podríamos llegar a seleccionar a esta opción para poder generar un nuevo pedido; considerando que una tienda online se encuentra específicamente diseñada para poder recibir pedidos por parte de visitantes hacia el sitio web, tampoco hay que descartar que algunos de ellos se hayan comunicado por medio de un correo electrónico o por teléfono solicitando la compra de algún producto específico.

Suponiendo que el visitante ha decidido realizar la compra vía teléfono, entonces el administrador de la tienda online con Magento deberá utilizar a esta opción para generar en ese instante la orden del pedido, algo que podría ser considerado como una tarea manual y no automática.

Sin duda que esta es una opción muy interesante que ha sido implementada y utilizada en gran manera por diferente número de tiendas online estructuradas con Magento, ya que con ello no se esta perdiendo la posibilidad de ganar una venta adicional, ello sin importar si el visitante ha llegado por medio de la página web o por medio de una llamada telefónica.

El buen posicionamiento que lleguemos a dar a esta tienda online con Magento dependerá de la calidad del tráfico conseguido, algo que se puede lograr únicamente si los productos son de interés común. Una sugerencia adicional que deseamos mencionar en este instante, esta en lo que muchos propietarios o administradores en la tienda online en diferentes plataformas suelen realizar. Sin importar que la misma este estructurada en Prestashop o Magento, siempre existe la posibilidad de poder crear un espacio adicional para un blog, este último pudiendo estar estructurado en WordPress.

De esta manera, el blog dentro de una tienda online tendrá la función de promocionar y posicionar a cada uno de los productos que se vendan, lo cual se logra realizando post de diferente índole pero que describan las bondades de cada uno de los productos que se estén mencionando en la tienda.